Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Современные технологии делопроизводства и документооборота - новый журнал для руководителей делопроизводственных подразделений.

Это практический журнал по управлению документами в бумажном и электронном видах. Вы узнаете как эффективно внедрить и оптимизировать электронный документооборот, откроете для себя нюансы составления локальных нормативных актов, найдете ответы на самые сложные вопросы по работе с документами разных систем и видов. На страницах журнала вас ждут примеры реализации успешных проектов в сфере современного делопроизводства, актуальные обновления нормативной базы, обмен опытом и комментарии ведущих экспертов и практиков отрасли.
 

Подписавшись на новый журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", вы сможете:

• Узнать все о современном делопроизводстве: о путях его развития и этапах перехода от традиционного к электронному.
• Разобраться в нюансах электронного документооборота организации и приобрести опыт внедрения СЭД.
• Задать вопрос и получить компетентную помощь ведущих специалистов-практиков.
• Оптимизировать документооборот компании, используя всю необходимую для работы информацию в одном журнале.

Желаем вам перейти на новый уровень управления документами!
Будем рады видеть вас среди наших читателей!
 

В центре внимания во II полугодии 2012 года:

• Выбор СЭД: коробочное решение или заказная разработка. Плюсы и минусы.
• Формирование электронного архива локальных актов и образцов документов.
• Различия в номенклатурах дел структурных подразделений.
• Облачная СЭД - что это? Преимущества, недостатки.
• Видеоконференцсвязь в СЭД и другие возможности проведения заседаний/совещаний, в т.ч. на мобильных устройствах.
• Процессы документирования при покупке (слиянии, поглощении) предприятий.
• Опыт разработки методических документов при внедрении СЭД.
• Обеспечение юридической значимости электронного документооборота.
• Организация службы ДОУ с нуля.
• Документирование проектов по внедрению СЭД.
• Ошибки в электронном документообороте.
• Опыт внедрения СЭД в коммерческих и государственных структурах.
• Издание приказов, указаний и распоряжений в производственной деятельности предприятия.

Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №7, 2011
Рубрика "Документирование управленческой деятельности"

Новые нормативно-правовые документы в области ДОУ

С.Л. Кузнецов,
канд. ист. наук, консультант Федерального архивного агентства

О полноценной организации работы с электронными документами много говорилось начиная с середины 1990 гг. прошлого века. Однако только сейчас благодаря постоянному вниманию к этим вопросам со стороны руководителей нашего государства сложные вопросы органи­зации полного цикла работ с электронными документами наконец сдвинулись с мертвой точки. Весной этого года появилось несколько документов, регламентирующих переход к электронным документам. Что это за документы?

 

Федеральный закон "Об электронной подписи"

Важнейший из новых нормативных документов - это, безуслов­но, принятый Государственной Думой 25 марта 2011 г. и под­писанный Президентом РФ 6 апреля 2011 г. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» (далее - Закон).

По сравнению с предыдущим законом в этой области - Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ - новый закон существенно упрощает создание юридически значимых документов. Однако старый закон «Об электронной цифровой подписи» пока не отменен, он будет действовать вплоть до 1 июля 2012 г., что должно обеспечить плавность перехода к использованию технологий, заложенных в новом Законе.

Кроме того, первое, что бросается в глаза в новом Законе -отсутствие определения понятия «электронный документ». В старом законе было достаточно простое и универсальное понятие электронного документа как документа, «в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Теперь нам надо ориентироваться на определение, добавленное в 2010 г. в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите инфор­мации»:

«Электронный документ - документированная инфор­мация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или об­работки в информационных системах».

В законе «Об электронной подписи» дано новое понятие электронной подписи: «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом свя­зана с такой информацией и которая используется для опре­деления лица, подписывающего информацию».

Сравните с определением электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для за­щиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца серти­фиката ключа подписи, а также установить отсутствие искаже­ния информации в электронном документе».

В понятии электронной цифровой подписи (ЭЦП) было прописано и использование криптографических технологий, и использование закрытого ключа, и возможность установить отсутствие искажений (использование хэш-суммы). В поня­тии «электронная подпись» - только присоединенный файл, используемый для определения тех, кто подписал документ.

Таким образом, новое понятие охватывает гораздо более широкий круг технологий, которые можно теперь исполь­зовать.

Новый Закон направлен в первую очередь на регулирова­ние использования электронной подписи при «оказании госу­дарственных и муниципальных услуг, исполнении государствен­ных и муниципальных функций».

Закон вводит понятие «участники электронного взаимо­действия» - это государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане, осущест­вляющие обмен информацией в электронной форме.

Как и предыдущий Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», новый закон требует для работы с элек­тронной подписью издания дополнительных правовых актов. Это отдельная проблема, мешающая быстрому внедрению но­вых технологий.

Требования по обеспечению совместимости средств элек­тронных подписей при организации электронного взаимодействия органов исполнительной власти и местного самоуправления между собой также должны быть дополнительно установлены Правительством РФ.

Это очень важный момент для обеспечения юридически значимого взаимодействия, так как в начале XXI в. при фе­деральных органах и других государственных структурах появился ряд удостоверяющих центров, которые использо­вали не совместимые друг с другом стандарты и форматы электронно-цифровой подписи. Как результат, для работы в каждой системе требовался свой закрытый ключ ЭЦП: для сдачи налоговой отчетности один, для работы с Федеральным казначейством другой, для отправки ведомственной отчет­ности третий, не говоря уже о том, что не совместимые между собой ключи использовались банками и другими ком­мерческими структурами.

Для организации единого банка данных, обеспечивающего работу с любыми ключами на всем правовом пространстве Российской Федерации, Министерством связи и массовых ком­муникаций РФ ведется единый государственный реестр серти­фикатов ключей подписей удостоверяющих центров и реестр сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц федераль­ных органов государственной власти. Реестр доступен как через единый портал государственных и муниципальных услуг, так и непосредственно по адресу www.reestr-pki.ru. В конечном счете единая система регистрации ключей должна привести к тому, что человек, имеющий электронно-цифровую подпись, сможет создавать и подписывать юридически значимые доку­менты, направляя их в любое учреждение, организацию, феде­ральный орган исполнительной власти и т. п., как это и пред­полагалось изначально при принятии в начале 2002 г. Закона «Об электронной цифровой подписи». В перспективе система цифровых подписей может быть интегрирована в универсаль­ную карту гражданина РФ, что существенно упростит процеду­ры электронного взаимодействия любого гражданина или ор­ганизации как с государственным аппаратом, так и между собой.

Закон упрощает использование электронной подписи, раз­деляя все подписи на две категории - простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифици­рованную.

Усиленная квалифицированная электронная подпись во многом является аналогом электронно-цифровой подписи, установленной в 2002 г. Законом «Об электронной цифровой подписи». Две другие категории вводятся впервые и упро­щают использование электронной подписи, так как предъ­являют менее строгие требования к ее созданию.

Простая электронная подпись предусматривает исполь­зование кода или пароля для подтверждения факта подписания документа определенным лицом. Это самая простая технология, не использующая шифрования и других специальных средств.

Неквалифицированная электронная подпись уже гораз­до сложнее. Она использует криптографические технологии и позволяет обнаружить факт внесения в электронный документ изменений после его подписания. Однако сертификат ключа подписи при этом может не создаваться. Фактически это слег­ка упрощенный вариант электронно-цифровой подписи.

И наконец, квалифицированная электронная подпись по степени защиты практически эквивалентна электронно-цифровой подписи, требует наличия квалифицированного сер­тификата и использования сертифицированных средств элек­тронной подписи.

Однако здесь есть и свои подводные камни. Обращает на себя внимание, что только квалифицированная электронная подпись признается эквивалентом подписи на бумаге. Простая и неквалифицированная электронные подписи могут приме­няться только в том случае, если их использование явно ого­ворено в законодательстве. Их внедрение будет происходить по мере выхода новых законодательных и нормативных актов, в которых будет прописана возможность применения той или иной технологии в каждом конкретном случае.

Первые шаги в этом направлении делает Федеральный закон от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с при­нятием Федерального закона "Об электронной подписи"».

Закон не только заменил слова «электронно-цифровой» на «цифровой» при упоминании электронной подписи в ряде законов, но и прописал правила использования простых электронных подписей при оказании государственных услуг в Федеральном законе от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (статья 21.2). Правда, и тут есть отсылка к подзаконному нормативно-правовому акту, который еще должно принять Правительство РФ, чтобы этот пункт смог заработать.
 

Перечни документов (сведений), обмен которыми осуществляется в электронном виде

Другой документ, хотя и не столь фундаментальный, как новый Федеральный закон «Об электронной подписи», но также призванный стимулировать переход к электронным докумен­там - это «Перечень документов (сведений), обмен которы­ми между органами и организациями при оказании государ­ственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде», утв. распоряжением Правительства РФ от 17.03.2011 № 442-р. Причем тут важен не только сам Перечень, но и то, что все ведомства должны в 3-месячный срок проанализировать Перечень и дать свои предложения по внесению изменений в законодательные и нор­мативно-правовые акты в части, требующей предоставления документов на бумаге. Также все федеральные органы должны представить предложения по внесению и других документов в Перечень.

Более того, в соответствии с Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, утв. распоряжением Прави­тельства РФ от 12.02.2011 № 176-р, аналогичные Перечни доку­ментов должны быть приняты всеми федеральными органами исполнительной власти на основании методических рекоменда­ций, подготовленных Федеральным архивным агентством.

В соответствии с указанным Планом к концу этого года все федеральные органы исполнительной власти должны внедрить у себя полномасштабные системы ведомственного электронного документооборота и делопроизводства, что в сочетании с внедрением межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) должно перевести часть документов в электронную форму.

Когда эта технология полноценно заработает, доля доку­ментов на бумаге неизбежно будет сокращаться, так как, при­выкнув работать с отдельными категориями документов в элек­тронной форме, сотрудники государственных органов поймут все преимущества новых технологий, и все большая доля до­кументов будет запрашиваться и отправляться уже только в электронном виде. Поэтому так важен принятый в конце прошлого года ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления до­кументами. Требования к электронному сообщению», опи­сывающий требования к пересылке электронных документов между любыми ведомственными СЭД, в т. ч. и по открытым каналам связи, так как если требования этого стандарта будут соблюдаться, любая организация сможет отправить документ в любую другую организацию и получить от нее ответ также в электронном виде. Но для этого необходимо, чтобы ведом­ственные СЭД этих организаций умели работать с получаемыми и отправляемыми документами в соответствии с указанным стандартом.

В целом мы видим, что решение вопросов полномасштаб­ного внедрения технологий работы с электронными докумен­тами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами, предъявляя повы­шенные требования к уровню квалификации работников служб ДОУ и даже их массовой переподготовки.
 

Проблемы перевода в цифровую форму документов постоянного
и долговременного сроков хранения

И еще один момент, к которому хотелось бы привлечь внимание. Документы временного (до 10 лет) срока хранения составляют значительную часть всего документооборота в большинстве организаций. И именно эти документы могут сравнительно легко быть переведены в электронную форму.

Однако тут кроется большая опасность «головокружения от успехов», ибо уже имеющие место попытки перевести толь­ко в цифровую форму все документы (в т. ч. документы посто­янного и долговременного сроков хранения, т. е. наиболее важные документы, отражающие основную деятельность орга­низаций) чреваты утерей этого важнейшего массива документов и образования «белых пятен» в нашей истории, поскольку еще не отработаны форматы, технологии долговременного и посто­янного хранения электронных документов.

По мнению автора, для этих категорий документов элек­тронные варианты должны обязательно дублироваться бумаж­ными, предназначенными для постоянного хранения; их элек­тронные дубликаты могут использоваться для оперативной работы, в качестве научно-справочного аппарата. Во всех же остальных случаях переход к электронным документам вполне оправдан и приведет к существенному ускорению и повышению качества работы всего управленческого аппарата как в центре, так и на местах, тем более что многие субъекты Федерации по уровню внедрения систем электронного делопроизводства сильно обогнали федеральный центр.

  Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №5, 2011
Рубрика "Информационные технологии в информационном документообороте"

От систем электронного документооборота (СЭД)
к системам управления контентом (ECM).
Что должен знать сотрудник службы ДОУ о ECM?

О.Г. Харитонова,
независимый консультант;
П.Н. Кочеткова,
менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст"

Службы ДОУ привыкли работать именно с бумажными документами, поскольку те долго являлись главным носителем информации. Теперь ситуация изменилась: носителями информации становятся электрон­ные документы самых разных форматов.

Как это отразится на требованиях к сотрудникам служб ДОУ, если документы и соответственно процессы управления ими становятся совсем другими? Что нужно изменить специалистам ДОУ в своей ра­боте в связи с новыми требованиями, которые выдвигает век инфор­мационных технологий? Как «подружиться» с ECM?

Ктермину СЭД (система электронного документооборо­та) сотрудники служб ДОУ уже привыкли. Но рядом с аббревиатурой СЭД все чаще появляется новая - ECM, которая расшифровывается как enterprise content management -система управления контентом.

Контент - понятие, неоднозначно переводимое на русский язык: это и «наполнение», и «информация», и «содержание». Контент - это все тексты, картинки, звуковые и видеофайлы, все то, что сейчас называют «мультимедиа». Документы, пе­реведенные в электронный вид, - тоже контент.

Таким образом, ECM-системы - это системы управления различным контентом организации, в т. ч. документами (и бу­мажными, и электронными). Сейчас контентом называют ин­формацию, то, что не меняется при переходе с одного носителя на другой, например при переводе бумажного документа в элек­тронный вид или при распечатке электронного документа.

Попытаемся разобраться в различиях между этими техно­логиями, определимся, какими новыми знаниями и умениями нужно овладеть сотрудникам службы ДОУ для полноценного использования ECM-систем.
 

Чем СЭД отличается от ECM

Основная единица, с которой работает СЭД, - это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картин­ка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части.

СЭД обязательно включает модуль автоматизации ра­боты канцелярии в соответствии с особенностями россий­ского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внут­ренними документами). В СЭД могут входить модули авто­матизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно - иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении едино­го информационного пространства организации, непротиворе­чивости информации в разных документах, обеспечении полу­чения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

Как правило, ECM включает модули:

• управление документами (экспорт/импорт, безопас­ность и службы библиотек для деловых документов);
• управление образами документов (сканирование бу­мажных документов, распознавание текста и рекви­зитов);
• управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нор­мам регулирующих органов, обеспечение соответ­ствия законодательным и отраслевым нормам);
• управление потоками работ (или workflow, т. е. под­держка бизнес-процессов, передача документов и дру­гого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);
• правление web-контентом (содержанием корпора­тивного сайта или портала), взаимодействием поль­зователей;
• управление медиаконтентом (управление графически­ми, видео- и аудиофайлами, различными маркетин­говыми материалами и др.);
• управление знаниями (поддержка систем для накоп­ления и доставки информации, необходимой для при­нятия решений);
• управление коллективным взаимодействием пользо­вателей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и под­держка проектных команд).

Официальное определение ECM-систем звучит так: стра­тегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. Понятия структурированной и неструктурированной информации рас­крывались в ранее опубликованных статьях*.

Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД про­исходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации ра­боты канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. То­гда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль (хотя такой модуль можно сделать под заказ).
 

Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM?

Базовое понятие ECM-системы - управление документами (document management), что подразумевает управление жиз­ненным циклом документа от его создания до передачи испол­ненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого инфор­мационного объекта.

Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением храня­щихся в них документов, например библиотеки финансово-бухгалтерских документов, библиотеки конструкторской доку­ментации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура дел. Но составление структуры хранения все равно будет ло­житься на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.

Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редак­тирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).

Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы ин­формационной безопасности, разобраться в сущности элек­тронно-цифровой подписи (ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в ка­ких - можно обойтись без нее.
 

Что потребует управление образами документов?

Современные ECM-системы позволяют не только сканировать документы, но и распознавать их, автоматически заполняя поля регистрационной карточки. От делопроизводителя в таком случае потребуется только подтверждение правильности авто­матически сформированных реквизитов. Для работы с этими модулями необходимо понимать, что такое форматы от­сканированных документов и чем они различаются.

 

Что потребует управление записями?

Законодательство в области работы с электронными докумен­тами, предназначенными для длительного хранения, сейчас меняется очень быстро. Вполне возможно, что очень скоро в архивы нужно будет сдавать не бумажные документы дли­тельного хранения, переплетенные в картонные папки, а их электронные образы, заверенные ЭЦП, - может быть, на мо­бильном носителе, а может быть - и по Интернету. Нужно внимательно следить за законодательством в этой обла­сти - готовятся нормативные документы, которые будут пред­писывать, какие именно виды документов должны создаваться, использоваться и храниться только в электронном виде.
 

Что потребует управление потоками работ?

Как мы уже писали, в ECM-системы входит модуль управления потоками работ (workflow) - специальный механизм, заставляю­щий документы двигаться по заранее разработанному маршруту.

Задается список согласующих и назначается руководи­тель, который должен будет подписать документ после ус­пешного согласования. Каждый участник согласования по­лучает доступ к электронному документу. Если все участники поставили визу «Согласовано», система отправляет документ тому сотруднику, который указан ответствен­ным за подписание.

Workflow позволяет сроить сложные маршруты, учитывать различные варианты поведения, например workflow-сервисы можно настроить таким образом, чтобы инициатор согласова­ния получал уведомления после каждого этапа согласования.

Для освоения этого очень полезного механизма необходимо понимать методы процессного подхода к управлению компа­нией (при котором управление компанией рассматривается как совокупность непрерывных и взаимосвязанных процессов, наце­ленных на достижение результата, ради которого была образова­на организация), понимать схемы бизнес-процессов. Для созда­ния схем процессов (а они определяют, как будут двигаться документы в системе) используются различные наборы условных обозначений, которые называются нотациями, поэтому специали­стам служб ДОУ следует освоить принципы создания нотаций.
 

Что потребует управление информацией на Web-сайтах?

Модуль управления web-контентом служит своего рода передатчи­ком, который извлекает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозиториев, систем управления документами) и делает ее доступной внешним посетителям сайта, корпоративно­го портала или электронного магазина. Для работы с таким моду­лем потребуется освоить навыки работы с Интернетом и базовые понятия о том, как формируется содержание сайтов.

Главная роль службы ДОУ при организации работы с этим модулем - разработка такого порядка работы, чтобы содержание информационных порталов всегда отражало самую свежую информацию, чтобы не возникало противо­речий между информацией, помещенной на сайте, и дей­ствующими документами.

Портал обеспечивает представление самой актуальной ин­формации, единую рабочую среду, а также разграничение досту­па к информации (на сайте можно сделать закрытые зоны, для доступа на которые необходим пароль: для постоянных клиентов, для партнеров, для СМИ и пр.) и единую политику безопасности.
 

Что требуется для системы совместной работы?

Модуль совместной работы (collaboration) необходим тем орга­низациям, деятельность которых представляет или включает творческие процессы, которые трудно поддаются формализации, где требуется поддержать работу распределенных команд и рабочих групп. В этом случает ЕСМ зачастую выходит за рамки одной организации и вовлекает в свою орбиту внешних консуль­тантов, партнеров, поставщиков и клиентов компании. Сегодня в составе ЕСМ-решения обязательно присутствует компонента, обеспечивающая групповую работу. Для работы с этим модулем необходимо освоить основы организации проектной работы (т. е. организации работы в рамках того или иного проекта).
 

Что потребуется для управления знаниями?

Документы нужны не только для обеспечения текущей деятель­ности. В них концентрируется то, что называют интеллекту­альным активом компании.

Это могут быть, например, документы, описывающие луч­шие разработки, или полезные публикации, а также учебные курсы и пр. Важным может быть ход проекта, история взаимо­отношений с клиентом или поставщиком - вся эта информация \ может вновь стать актуальной и полезной через несколько лет.

Правильно организованная работа с документами (хране­ние, возможность доступа и пр.) позволяет многократно ис­пользовать эти информационные активы, экономить время сотрудников при разработке новых проектов. Для этого нужно хорошо понимать особенности производственной деятель­ности своей организации и продумать способы отбора и хранения документов, отражающих накопленные знания.

 

Сервисы интеграции систем

Некоторые аналитики включают в ECM-системы технические средства обмена данными с другими информационными систе­мами. Такой обмен требуется очень часто. Например, при работе с договорами обычно подготовку и согласование текста договора проводят в ECM-системе, а потом основные данные договоров передают в финансово-бухгалтерские или ERP-системы (системы управления ресурсами). Интеграция - реальная возможность достичь такого состояния управления информацией, когда данные в одной системе соответствуют данным во всех остальных, а это - необходимое условие качественного управления. Сотрудникам служб ДОУ следует учесть потребность компании в интег­рации систем и в связи с этим определить необходимость наличия и пути использования сервиса интеграции.

 

Необходимость разработки стратегии управления информацией

Кто должен определить, какие именно модули ECM-системы нужно использовать, чтобы решить задачи, поставленные перед вашей организацией современной эпохой информационных тех­нологий? Решение лежит на стыке сфер деятельности многих подразделений, включая службы ДОУ и ИТ. Как показывает прак­тика, для согласованной работы и соблюдения баланса интересов лучше разработать документ, в котором будут рассмотрены мето­ды достижения всех целей концепции ECM, необходимые для этого технические средства и организационные мероприятия. Служба ДОУ должна стать инициатором создания такого документа и его главным идеологом. В соответствии с задачами управления контентом, сформулированными службой ДОУ, ИТ-службы должны изыскать необходимые технические средства.

Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №2, 2011
Рубрика "Документирование управленческой деятельности"

Ошибки в документировании - серьезное препятствие при создании СЭД

В.И. Андреева,
канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Большинство ежедневно возникающих в деятельности организаций управ­ленческих ситуаций требуют документирования, т. е. обязательного письменного подтверждения свершившихся фактов. При этом все участ­ники управленческого процесса заинтересованы в решении таких вопросов, как оптимизация состава, содержания и оформления управленческих до­кументов; сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработ­ку документов; замена трудоемких ручных операций по составлению, со­гласованию и передаче документов современными автоматизированными технологиями. Что нужно сделать, прежде чем внедрять в организации систему электронного документооборота?Каких ошибок важно избежать?
 

Предпроектное исследование традиционного бумажного документооборота до внедрения СЭД

Совершенно очевидно, что прежде чем создавать (выбирать, заказывать) систему электронного документооборота (СЭД) необходимо определить:

• в каких случаях документальное подтверждение проис­ходящих событий обязательно;
• какие виды документов необходимо создавать в кон­кретных управленческих ситуациях; 
• кто из работников организации должен принять участие в создании документов (составлении, согласовании, подписании, утверждении); 
• следует ли привлечь к разработке документа работников сторонней организации (например, для согласования или утверждения документа) и др.

Полагаем, что все специалисты, занимающиеся проблема­ми совершенствования работы с информационными системами, понимают значение и важность предпроектных исследований традиционного бумажного документооборота до создания про­екта СЭД.

Однако далеко не всегда требующиеся исследования бы­вают достаточно глубокими и обстоятельными. Нередко ана­лизируется только реально сложившаяся в организации ситуа­ция с документированием управленческой деятельности в целях выявления:

• существующих потоков документов, их состава, объе­мов, направлений движения и других параметров;
• порядка подготовки и обработки документов для мак­симальной замены ручных операций автоматизирован­ными;
• системы традиционной архивации документов для соз­дания параллельного электронного архива, позволяю­щего специалистам организации быстро и самостоя­тельно искать понадобившиеся документы прошлых лет или документы, находящиеся на исполнении в настоя­щее время.

Конечно, существующую в организации систему делопро­изводства обязательно нужно изучить во всех деталях, но не для того, чтобы потом эту систему «просто» автоматизировать, а прежде всего для того, чтобы выявить все ее недостатки с точ­ки зрения документирования управленческих процессов и ор­ганизации работы с документами.

При этом обязательно надо учесть, что если технология обработки документов (организация документооборота, систе­мы регистрации документов, система контроля исполнения документов) фактически свободна от регламентации норматив­ными правовыми актами, то издание документов по отдельным направлениям деятельности организации (финансирование, бухгалтерский учет, отчетность, кадровое обеспечение и др.), а также последующее архивное хранение документов имеют правовое регулирование, закрепленное в ряде федеральных законов и подзаконных актов Российской Федерации.

Учитывая сказанное выше, хочется посоветовать разработ­чикам СЭД: постарайтесь выявить на стадии предпроектного исследования системы ДОУ, сложившейся в данной организа­ции, пробелы и ошибки в документировании, автоматизируйте не то, что есть, а то, что должно быть в соответствии с дей­ствующим законодательством.

Однако признаем, что легко давать советы, но довольно сложно им следовать в рассматриваемой области, так как по состоянию на сегодняшний день в некоторых случаях докумен­тирование управленческой деятельности либо урегулировано недостаточно четко и полно, либо пока не урегулировано во­обще. Поэтому бывает сложно понять, удалось ли в каждом конкретном случае установить необходимый состав документов, включить в содержание документов все требующиеся сведения, правильно определить круг должностных лиц, с которыми следует согласовать создаваемые документы.
 

Типичные ошибки в документировании: как они повлияют на работу в СЭД

Отдельные ситуации с документированием долгое время оста­ются спорными, причем споры возникают не только между специалистами-теоретиками и специалистами-практиками, но и между специалистами соответствующих органов государ­ственного контроля, что, конечно, требует скорейшего разре­шения спорных моментов посредством внесения изменений и дополнений в нормативные правовые акты.

Но оставим на будущее неразрешенные в настоящее время проблемы и посмотрим, какие типичные ошибки допускаются при подготовке документов в тех случаях, которые не являют­ся спорными и должны быть правильно отражены в проектных решениях СЭД.

1. Самая серьезная ошибка в документировании - отсут­ствие документа в той или иной ситуации, требующей письменного подтверждения фактов и событий.

Например, в практике встречаются случаи, когда в ор­ганизации издаются распорядительные акты (приказы, рас­поряжения), подписанные не руководителем организации, а другим лицом (заместителем руководителя, начальником структурного подразделения, другим специалистом), однако документ, подтверждающий полномочия этого лица (дове­ренность или приказ о распределении обязанностей), не соз­дается. При этом необходимые в данной ситуации сведения отсутствуют как в учредительных документах организации, так и в локальных нормативных актах (в инструкции по делопроизводству, в должностных инструкциях). В резуль­тате распорядительные акты организации не приобретают юридической силы и не подлежат исполнению.

Много аналогичных примеров можно привести при рас­смотрении специальных систем документирования, особенно в области кадровой документации, что нередко приводит в даль­нейшем даже к проигранным в суде трудовым спорам:

например, при отсутствии таких документов, как положе­ние об аттестации работников или дополнительные соглашения к трудовым договорам; при отсутствии акта об отказе работ­ника от ознакомления с приказом или от получения трудовой книжки при увольнении, когда составление таких актов заме­няется соответствующими отметками в приказе или книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

2. "Противоположной" ошибкой является ничем не оправ­данный переизбыток документов, когда документиру­ются вопросы, которые вполне можно было бы решить устно или с меньшим "набором" видов документов.

Своеобразный "рекорд" здесь принадлежит внутренней переписке (служебным запискам). Их часто пишут по любо­му поводу, собирая многочисленные визы согласования и ухо­дя от индивидуальной ответственности за решение конкрет­ного вопроса. Эти документы благополучно "перекочевали" с бумажного носителя на электронный и заполонили элек­тронный документооборот. Здесь уже вопрос касается не толь­ко делопроизводства, главное слово тут должна сказать си­стема менеджмента организации: распределение полномочий и ответственности, процесс разработки и принятия управ­ленческого решения и т. п.

Несовершенная система управления организацией или незнание требований, предъявляемых к оформлению отдельных видов доку­ментов, могут приводить к необоснованному созданию и других документов - приказов, протоколов, актов, служебной переписки.

Например, должностные инструкции в некоторых органи­зациях утверждают посредством издания приказов по основной деятельности, что явно не требуется, так как для утверждения данного документа достаточно оформить гриф утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномо­ченного им лица (в соответствии с примерной формой этого документа, рекомендованной в свое время ВНИИДАД).

3. Одной из самых сложных для исправления ошибок является «некачественное» содержание создаваемых в современных организациях документов. Этот недо­статок в документировании приводит и к невозможно­сти быстрого и эффективного исполнения изданного документа, и к существенному увеличению объема до­кументооборота, так как вызывает необходимость соз­дания дополнительных документов, уточняющих, разъ­ясняющих, конкретизирующих текст ранее созданных и отправленных партнерам документов.

Так, плохо продуманный текст приказа, наверняка, по­влечет за собой подготовку еще одного распорядительного акта, а неверно составленный проект договора станет осно­ванием для дальнейшей служебной переписки.

4. Определенные последствия может иметь такая ошибка в документировании, как неверное определение вида документа, который нужно составить при возникнове­нии тех или иных обстоятельств.

Например, при получении секретарем корреспонденции с неполным составом приложений иногда составляется толь­ко докладная записка на имя руководителя организации вместо того, чтобы в присутствии незаинтересованных сви­детелей составить акт об отсутствующих документах в двух экземплярах, один из которых затем должен быть направлен в организацию, приславшую документы.

5. Внедрение электронного документооборота, безусловно, должно базироваться на максимальном использовании при документировании унифицированных форм доку­ментов.

К сожалению, проблема унификации форм документов еще ждет своего решения, но и уже имеющиеся унифициро­ванные формы, например формы Госкомстата России по учету труда и его оплаты, во-первых, пока не получили ста­туса обязательных к применению форм (хотя и бывают вос­требованы при проверках); во-вторых, далеки от совершен­ства (в их содержании немало спорных моментов); в-третьих, очень ограничены по количеству (требуется значительное расширение их состава).

Кроме того, введение в электронный документооборот унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, как правило, требует некоторой кор­ректировки этих форм с учетом специфики деятельности орга­низации. Проведение этой корректировки должно проводиться с учетом Порядка применения унифицированных форм первич­ной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, о чем знают далеко не все специа­листы, функции которых связаны с обработкой документов.

6. При подготовке большинства служебных документов возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами.

Здесь особенно важно найти «золотую середину»: с одной стороны, не забыть привлечь к согласованию документа профильного специалиста или при необходимости предста­вителя сторонней организации, а с другой стороны, не от­влекать от основной работы для участия в согласовании тех работников, которые не имеют прямого отношения к про­блематике, затронутой в подготавливаемом документе и вряд ли смогут высказать действительно необходимые замечания по его тексту.

Решение названной проблемы одинаково важно как для бумажного, так и для электронного документооборота.

При документировании типовых, повторяющихся управ­ленческих ситуаций, сопровождающихся подготовкой доку­ментов определенных видов, целесообразно указать в ин­струкции по делопроизводству, с кем согласовываются документы, оформляемые по тем или иным вопросам. В дальнейшем эту информацию следует внести в положения о соответствующих структурных подразделениях организа­ции (раздел "Функции") и в должностные инструкции ра­ботников этих подразделений (раздел "Должностные обя­занности").

Говоря об электронном согласовании документов, хотелось бы затронуть очень важный вопрос о последовательности ра­боты с проектом документа лиц, участвующих в согласовании. Такая последовательность всегда учитывалась при проведении традиционной процедуры согласования документов на бумаж­ной основе, так как имела вполне определенный смысл, в част­ности последним звеном в "цепочке согласования" всегда была юридическая служба, призванная проверить правомерность всех ранее высказанных замечаний по документу. Например, последовательность согласования проекта документа внутри организации:

• руководитель структурного подразделения, в котором был составлен проект документа;
• заинтересованные должностные лица других струк­турных подразделений организации (бухгалтерии, финансового отдела и др.);
• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
• выборный орган первичной профсоюзной организа­ции (при ее наличии и необходимости учета мнения этой организации);
• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

При традиционной процедуре согласования документа на бумажной основе проект обычно передавался участвующим в согласовании лицам в порядке указанной последовательности сбора виз согласования, в связи с чем согласование превраща­лось в длительный по срокам процесс. Электронное согласова­ние позволяет одновременно (а не последовательно) направить проект документа всем заинтересованным лицам, но это не дол­жно приводить к «индивидуальному» согласованию документа каждым участником процесса, без рассмотрения и учета мнения других специалистов.

7. Подготовленные в электронном виде и перенесенные в дальнейшем на бумажный носитель документы должны полностью отвечать требованиям по приданию докумен­там юридической силы. В данном случае необходимо пра­вильно ответить на вопросы: все ли может взять на себя "техника", возможна ли полная замена ручных операций при оформлении документов, можно ли оставить в руко­писном виде только личную подпись, входящую в состав реквизитов "Подпись", "Гриф утверждения", "Гриф согла­сования", "Виза согласования", "Виза ознакомления".

Полагаем, что наряду с личной подписью (собственно­ручной росписью) руководителя или работника организации в названных реквизитах документа от руки должны простав­ляться даты утверждения или согласования документа, а также дата ознакомления работника с документом, хотя некоторые специалисты в области автоматизированных информацион­ных технологий считают допустимым вносить эти даты в до­кумент перед его распечаткой.

Еще более спорным является вопрос о возможности (или невозможности) проставления в бланке подготавливаемого с помощью компьютера документа даты его регистрации и ре­гистрационного номера.

С позиций традиционного делопроизводства регистрации подлежит подготовленный документ, а не его проект, а до­кументом проект становится только после подписания его руководителем организации или уполномоченным им лицом. Таким образом, документ должен быть распечатан, подписан и только потом зарегистрирован (получается, что дата реги­страции и регистрационный номер должны вноситься в до­кумент от руки).

Довольно трудно объяснить все это многим современным специалистам, категорически отвергающим такую "технологию" создания документа и считающим излишним учет названных "тонкостей рождения" документа, так как компьютер сам, автоматически, датирует и учитывает очередной подготавли­ваемый документ данного вида.

Хотелось бы в дальнейшем обсудить на страницах нашего журнала многие "наболевшие" вопросы делопроизводства в свя­зи с более активным и повсеместным переходом к электрон­ному документообороту, что само по себе может расценивать­ся как абсолютно правильное, прогрессивное и перспективное направление развития делопроизводства.

Современное делопроизводство

Нормативная база традиционного и электронного делопроизводства, комментарии экспертов, новости отрасли, общие вопросы организации службы делопроизводства и оптимизации работы с документами. Актуальные проблемы применения электронных документов в управленческой деятельности государственных и коммерческих организаций. Интервью с экспертами

Информационные технологии в современном документообороте

Аудит документооборота. Рекомендации по поэтапному внедрению СЭД в организациях. Контроль и корректировка процесса внедрения, результаты внедрения. Обзор рынка систем электронного документооборота и электронного архивирования. Основные возможности работы с документами в программах MS Excel, MS Outlook, Lotus Notes, CompanyMedia, «Дело», DocsVision, Directum и др. Корпоративные информационные системы (ERP, CRM, ECM и т. п.).

Школа заказчика

Разработка различных документов, постановка делопроизводства. Различные аспекты внедрения СЭД и автоматизации процессов обработки документации. Практические аспекты выбора СЭД в компаниях, проведение информационного обследования документации, основные этапы и риски внедрения СЭД и др.

Формула успеха

Обмен опытом специалистов-практиков, рассказы о людях профессии, истории эффективной организации делопроизводства и успешного внедрения электронного документооборота и архива в различных организациях, успехи отдельных коллективов и специалистов.

Документирование управленческой деятельности

Общие требования к документам, оформление и составление различных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных. Оформление документов. Типичные ошибки. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву. Примеры регламентов, положений и правил и т.д.

Технологии делопроизводства

Организация работы с потоками документов: входящих, исходящих, внутренних; организация документооборота и учет его объема, регистрация и контроль.

Специальные системы делопроизводства

Делопроизводство по обращениям граждан, конфиденциальное делопроизводство, кадровое делопроизводство, делопроизводство в бухгалтерии, делопроизводство в юридической службе. Документирование коллегиальной деятельности в акционерных обществах

Делопроизводство в федеральных и муниципальных органах исполнительной власти

Документирование и организация работы с документами в федеральных и муниципальных органах исполнительной власти. Новое в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. Государственные услуги в электронном виде. Проблемы межведомственного электронного документооборота

Архив организации

Организация текущего хранения документов, номенклатура дел, экспертиза ценности документов, подготовка документов к архивному хранению и передача в архив.

Вопрос-ответ

Ответы экспертов в сфере: делопроизводства и архива, IT-технологий, разработки и внедрения СЭД, трудового права, подбора персонала, психологии на вопросы читателей журнала.

Редакция:

Екатерина Губернская - главный редактор
(495)937 90 80 (доб. 5820),
Юлия Власова - редактор по работе с авторами
(495)937 90 80 (доб. 5840).

Редакционный совет:

А. Н. Артизов – председатель редакционной коллегии, руководитель Федерального архивного агентства, д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. каф. Трудового права Российской академии правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор ИД "МЦФЭР"
М.В. Ларин – директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, д-р ист. наук, проф
В.В. Попов – начальник управление информационного и документационного обеспечения Совета Федерации Федерального собрания РФ
В.Э. Баласанян - генеральный директор компании "Электронные Офисные Системы"
А. А. Линев - генеральный директор ЗАО "Компания ИнтерТраст"
Э.В. Тычинская - заместитель руководителя Аппарата Правления, начальник Управления делами "ГАЗПРОМБАНК" (ОАО)
А.В. Рыков – операционный директор ОСГ Рекордз Менеджмент Центр, ООО

БОНУСЫ ДЛЯ ПОДПИСЧИКОВ* 

		"100% Cекретарь!" – курс заочного обучения. Два полугодовых модуля: "Основы профессии "секретарь" и "Профессиональный секретарь". По окончании курса участники получат сертификат.
		Новые тематические сборники: "Новая работа: миссия выполнима", "Публичное выступление: секреты успеха", "Этикетные письма", "Управление конфликтами", "Искусство одеваться в работе секретаря".
		Обновляемая база организационно-распорядительных документов: шаблоны, примеры заполнения, комментарии.
		Тесты по делопроизводству. Проверь свои знания в области делопроизводства и документооборота!